浅谈高校图书档案管理及信息化

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浅谈高校图书档案管理及信息化

发布日期： 2014-11-25 发布：  

  2014年9期目录       本期共收录文章20篇

　　[摘 要]随着信息时代的进步，各大高校的图书档案管理也进行了改革，利用信息技术对图书档案进行管理，解决了图书档案管理中存在的问题，提高管理效率。本文就现在高校图书档案管理的现状、存在的问题为中心开展了详细的研究调查，分析信息化管理的内容和存在的问题，以及高校进行信息化管理建设的具体措施，使档案管理更加方便简单。
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　　[关键词]高校图书档案；图书管理；信息化发展
　　一、高校图书档案管理存在的问题
　　1.认识不足，重视不够
　　长期以来很大一部分图书档案管理人员对档案的管理工作认识不到位，存在一些误区，很多人就认为档案管理就是一种记录、抄写、保存的工作，其实不然，图书档案管理是一个很重要的工作，不仅能给单位创造效益，还可以提高单位的工作效率，查找起来更快更准确，缩减时间成本。要做好档案管理工作至少要保证不丢失、不泄露，保证学校的档案管理工作的正常的进行，提升学校的办学水平和升学质量。
　　2.遗留问题多，整理任务重
　　部分学校是民办学校或者是后建成合并的学校，主要精力并没有落实到档案的管理工作上，而是集中在学校的招生、教学和学生的就业工作上，因此造成学校档案资料收集的不及时、不准确，可能给学生给学校都造成很大的损失。若是之前落下的工作比较杂乱繁重，那么后续的整理工作的量就会增加很多，因此，学校有关管理人员应该多关注这个问题，及时对档案进行整理和保存，保证学校日常工作的正常进行。
　　3.人员能力不足，管理水平不高
　　管理人员可能对档案管理工作不熟悉，或者不具备档案管理人员所需要的素质，对档案工作投人的精力不足，对档案的整理保存意识薄弱。除此之外，还存在档案不能按时移交，质量不达标，一些档案要求的格式不对、内容不全。这些都可能影响档案管理的水平。
　　4.档案管理设施配置低，规范化难到达
　　学校可能由于一些原因没有对档案管理工作的设备进行更新升级，导致设施配置过于落后，没有办法对学校的档案管理工作进行很好的整理。一些学校的档案管理室相对较小，纸质化的档案的保存就更加成问题，若是喷防冲剂则对人的身体有影响，不喷，那么就有可能档案被虫子破坏。随着档案的日益增多，狭小的、设备落后的档案存储室已经不能满足学校的档案管理工作了，因此，对设备的升级管理是解决档案管理问题的重要的一环，从而保障学校档案管理的正常进行。
　　二、信息化管理的研究分析
　　1.图书档案管理信息化的内容：读书档案管理的信息化是一种新时代的管理方式，利用计算机网络对数据进行分析处理，并且将其存储在独立的网络中心里。通过网络办公，使用一体化的设备软件对数据进行管理，实现电子文档管理一体化。图书管理系统通过公众平台，利用公开的档案信息，实现全面的图书档案管理的信息化。
　　2.图书档案管理信息化的必要性：图书档案管理信息化将全面改变传统管理模式中存在的空间问题，改变以往大量数据堆积在存储室里的现象，不仅方便管理，更加方便查找，和调用，提高档案管理工作的效率，创造更好的经济效益；档案管理利用计算机网络信息资源信息量的最大化和信息资源的共享等特性，满足人们对于资源的需求与共享的问题，支持图书档案管理信息化。可靠的信息化管理不仅有利于节约时间、节省空间，更加有利于对于历史资料的保存，提高档案管理工作效率，使信息发挥最大的效益。
　　三、加强信息化管理的措施
　　1.完善基础设施建设：基础设施的完善是进行档案信息化管理的基础，根据信息化的档案管理的需求，对其所需要的硬件进行改进和升级管理，包括：计算机网络设备系统管理软件、服务器、存储设备、扫描仪等设备。除此之外还有准备一个可以满足档案信息化管理并且能很好应用的网络系统平台和网络主要构架。只有基础设施的质量提升上去了，才有可能更好的发展档案管理信息化，提升管理效率。
　　2.培养信息化的档案管理人员：积极更新和改善档案管理设施配置是实现档案管理工作的基础，同时现代化设备要求管理人员的素质基础也是极高的。因此，相关管理人员必须提高自己的工作素质，以便适应档案管理工作的高科技性。档案管理人员必须熟知系统分析与设计、数据管理以及网络设计与管理，，这也才能对网络信息有效利用，又可以对信息资源进行共享和再教育。提升相关工作人员的素质也是进行档案管理工作信息化的重要措施，借以提高档案管理工作效率，促进学校的发展。
　　3.加强档案保密工作：档案管理的服务特性决定了其保密措施的重要性。因此档案管理人员应该注重保密意识，认真记录管理档案，确定档案袋保密程度和开放范围，严格进行管理。档案的共享和安全一直是一对矛盾的存在，在现代社会中，更应该树立良好的安全意识，对网络安全引起重视，做好电子文件的安全防护工作，以便维护电子档案的安全问题。
　　4.加大档案信息整合的力度：档案资源建设是档案工作中发挥自身优势实现资源共享的基础。换句话来说，档案管理不仅能反映社会发展的历史，还可以映射社会生活的点滴，档案资源的有效配置，才能更加优化社会资源，实现真正意义上的资源共享。整合档案信息不仅包括对档案记录的整理，还包括其内在的相关工作，最终达到为社会提供一个资源共享、相互协作的平台，实现档案管理信息化的作用。
　　参考文献：
　　[1]曲永鑫.面向药学学科的高校图书馆社会服务能力研究[J].科技情报开发与经济.2010（34）
　　[2]黄捷.信息化背景下高校图书流通模式的优化与转型[J].时代教育（教育教学版）.2009（10）
　　[3]雷芳.浅谈新形势下高校图书馆的信息化建设[J].科技广场.2008（09）
　　[4]闫海新.国产图书馆信息管理系统的现状及发展趋势[J].图书馆学刊.2002（03）

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