会展企业信息化管理的探索与实践

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Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ经管空间

会展企业信息化管理的探索与实践①

重庆城市管理职业学院肖温雅

摘要：重庆市会展企业信息化管理存在诸多滞后问题：管理者认识不至ｑ位，资金缺乏．人才缺乏等等。会展企业信息化管理可从三个方面入手：（１）建设企业网站和展会网站。（２）建立智能营销管理平台。（３）利用办公自劫化系统。关键词：会展企业信息化管理中图分类号：Ｆ２７２

文献标识码：Ａ

企业的生产经营管理方式正随着计算机应用（网络）技术的发

展而朝着信息化、智能化、网络化方向发展，一场以互联网为标志

的信息技术革命正在改变着人类的生产、生活，人类正步入信息经济时代。

会展业作为一种新兴的“无烟产业”，正引起世界各国的广泛重视。会展企业如雨后春笋般纷纷冒出，助推了会展产业的发展。

然而，会展业在蓬勃兴起之时，也越来越暴露出在发展过程中存在的诸多滞后问题，其中会展企业的信息化管理问题便是其中之一。

１会展企业信息化管理的现状

会展企业特指承办或主办会议、展览或节事活动的公司，不包

括有会展业务的广告公司、文化传媒公司等。会展企业员工数量一

般都在１０一５０人之间，属于小型或微型企业。在企业的信息化管理中，存在以下问题：

１．１企业管理者认识不到位

会展是一个新兴行业，在有些中西部城市，会展业的发展才短短十几年。会展人在对企业的管理上仍然处于摸索阶段，他们对新

兴媒体网络的强大功能认识还不够，对建设和维护网站、购买昂贵的呼叫中心软件和办公自动化系统软件等难以接受。

１．２资金不够

会展企业大多属于小型或微型民营企业，资金有限，在信息化管理方面投入非常少，无法做到“先信息化，再做业务”的要求。１．３缺乏专业人才

信息化管理方面的专业人才极度缺乏。企业人员对信息化管理技术的应用能力、维护能力、开发能力、实施能力等都普遍较弱。已建设的网站由于缺乏专人维护而功能单一、信息陈旧，用户点击量极少，网站成了毫无作用的花架子。

１．４管理软件难以满足企业需求

会展企业人员规模不大，工作流程不好固化，岗位职责较难各

就各位，这势必造成管理软件所设计的流程很难按照完整的步骤走下来，管理软件难以满足自己的多变。

２会展企业信息化管理的必要性

企业信息化是利用计算机信息技术加强企业管理的一种手段，

在一定程度上利用计算机技术、计算机网络技术、计算机软件技

术、和数据库技术集成化，综合利用帮助企业管理生产经营活动中的所有信息，实现企业内外部的有效利用，用以提高企业经济效益

和市场竞争力、提高管理水平、开发能力、经营水平的过程…我们称之为企业信息化，企业信息化是一个过程，信息化水平是一个标准。

会展企业具有运用信息化管理的特性：

①基金项目：重庆城市管理职业学院２０１１年院级科研课题。

０７６

ｌ２０１２年３月－ｗｗｗ．ｃｈｉｎａｂｔ

ｎｅｆ

万方数据

文章编号：１００５－５８００（２０１２）０３（ｃ）一０７６—０２

２．１会展企业的宣传途径依赖网络

会展企业网站和展会网站是宣传营销的最佳平台。对于一个小型或微型的民营企业而言，很难承担电视广告和传统印刷媒体广告的巨大的费用开支，因此，低价方便快捷的网络平台是最佳宣

传方法。

２．２会展企业的招展招商工作离不开信息化管理

招展，即邀请企业参加展会，招商，即邀请观众尤其是专业观

众到展会现场来参观，这两项工作是会展企业最重要的工作。举办

展会的主要目的是为参展企业和采购商（观众）搭建一个贸易洽谈、

交易交往的平台。参展企业和采购商来自全国甚至全球各地，电话

招展招商是当今会展企业首选方式。客户数据库的创建、智能呼叫

系统成为电话营销信息化管理的必要条件。２．３提高办公效率需要信息化管理

节约纸张、节省时间、减少差错等是办公室工作的追求。相关资料的发送可以任意指定收信人，直接传送给所需人，无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，

减少差错率，提高整体办公室工作效率。

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３会展企业信息化管理实施策略

企业信息化不是模拟现有管理方式，而是对现有管理模式进行结合和变革。会展企业信息化管理可根据企业自身需求，实行通

用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思

想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。重庆市会展企业信息化管理可从建设企业

网站、智能营销管理平台、办公自动化系统三个方面人手。

３．１办好会展企业网站和展会网站

对于办展机构而言，网站是联系会展主办者和广大参展者的

桥梁和纽带。

３．１．１网站建设的内容及功能（见表１）３．１．２网站的应用价值

会展企业网站和展会网站的应用价值主要体现在两个方面：（１）为展会组织者服务。高效、充实、开放的信息平台不仅有助于提高展览公司、展会的知名度、促进营销，，还将为参加展会的企

业创造新的价值。依托网络信息技术发展起来的展会，由于其招展的便捷、高效、互动、覆盖面广、能够为参加展会的企业创造新的价值，因而有可能迅速做强做大，使会展业进入良ｆ生循环的轨道。

展会前：建设展会的互联网商务平台，发布展刽言息，有效利用网络．

优势进行展会推ＪｒＬ＝展会招商、展位预定、服务合作、服务预定、参展商ｆ言

息发布、网上观众预定、网上调研等，建立包含多功能的大型数据库，采

用三层结构的应用管理，展会后台简单的操作页面进行管理维护。

展会中：展会现场新闻报道、信息发布，展会现场图片直播、摄

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